1 stycznia 2019 r. w życie weszły zmiany w Kodeksie Pracy. Zgodnie z nimi, pracodawcy (jeśli chcą) mogą przejść na system akt pracowniczych realizowany wyłącznie w formie elektronicznej.
Przechowywanie dokumentów pracowników w formie cyfrowej, szczególnie w przypadku dużych firm wielooddziałowych jest rozwiązaniem, które pozwala na optymalizację pracy działów HR. Nowoczesny system stanowi udogodnienie dla pracodawcy ale i dla samych pracowników.
Korzyści dla firm
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie wirtualnej, jest rozwiązaniem, które pozytywnie wpływa na szereg aspektów:
- Optymalizacja pracy działów HR – np. chronologizowanie dokumentów, przygotowywanie ich wykazu, archiwizacja
- Wygodny i sprawny dostęp do informacji – szybkie wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów
- Obniżenie kosztów generowania dokumentacji oraz jej późniejszego przechowywania
- Zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędu
- Możliwość podpięcia do systemu niekwalifikowanego podpisu wewnętrznego w firmie
- Dostęp osób uprawnionych do dokumentacji z każdego miejsca i o każdym czasie – szczególnie przydatna funkcja przy firmach o dużym zróżnicowaniu struktur i/lub wielooddziałowych
- Lepsza jakość przechowywania – nawet po upływie kilku lat archiwizowane dokumenty pozostają w niezmienionej formie